Plánujte firemní oslavy – ať jsou nezapomenutelné!
O to přesně jde: naplánovat nezapomenutelnou akci! Můžete si to „vyzkoušet“ na vlastní kůži: Na co si vzpomínáte (zejména pokud u svého zaměstnavatele pracujete již delší dobu)? Na 24. koordinační schůzku? Nebo na firemní oslavy, kde jste si konečně mohli trochu uvolněněji popovídat s kolegy a nadřízenými a užít si příjemné chvíle?
Ačkoli firemní oslavy hrají v profesní kariéře tak důležitou roli, jejich plánování se často odehrává spíše okrajově. Obrovské množství úkolů se tak musí zvládat souběžně s každodenní pracovní zátěží, a to je škoda, protože, jak již bylo řečeno, firemní oslavy se mohou stát skutečnými milníky v kariéře společnosti. Některé věci však změnit nelze. Co však změnit lze, je efektivní plánování a především vyvarovat se chyb, které již dříve udělali jiní. A právě zde přichází na řadu náš článek o plánování firemních oslav!
Druh oslavy – co vlastně slavíme?!
Tato otázka je sice triviální, ale představuje pevný základ pro úspěšné plánování. Výročí firmy, uvedení produktu na trh, teambuildingová akce nebo každoroční vánoční večírek? Co se vlastně má oslavovat? V závislosti na tom lze stanovit zásadní parametry, jako je například místo konání a počet účastníků. U teambuildingových akcí je často dobré „prostě se dostat ven“ – myšlení „mimo krabici“ totiž nefunguje vždy uprostřed té krabice, tedy ve vlastních kancelářských nebo firemních prostorách. Mají být například pozvány i rodiny zaměstnanců? V tom případě je prostě potřeba více prostoru pro aktivity; uvedení produktu na trh se však dá s trochou přípravy a kreativity oslavit i ve vlastních prostorách.
Kdo s kým slaví?
V závislosti na příležitosti je třeba sestavit seznam hostů. Zde by měla proběhnout úzká koordinace se všemi zúčastněnými stranami – protože nic není trapnějšího, než na některé zaměstnance prostě zapomenout, tedy je nepozvat. Mají se oslav zúčastnit pouze interní zaměstnanci, nebo i externí osoby? Například obchodní partneři či rodiny zaměstnanců? V závislosti na počtu účastníků lze vybrat vhodné místo konání.
Jak to oslavíme?
Často si člověk myslí, že stačí pár sklenic, talířů a malých chuťovek, protože lidé se přece jen chtějí společně bavit. Aby takové uspořádání vedlo k úspěšné oslavě, je zřejmě zapotřebí velmi zkušený „oslavenecký tým“, což znamená, že to funguje jen ve velmi ojedinělých případech… Raději plánuj ve velkém a seznam akcí pak zkrať. Nevynechávej žádné nápady a především dej volný průchod své kreativitě:
- Motto?
- DJ / živá hudba?
- Vystoupení na jevišti?
- Kabaretní umělci/moderátoři/motivační řečníci?
- Gastronomie?
- Místo konání akce?
- Vybavení a nabídka?
Možná by se z toho dalo rovnou udělat svátek s:
- prohlídka například v pivovaru
- společná práce například na závodech mýdlových krabic
- výlet s speciálními výzvami
- Společná kuchařská akce
Pečlivě zvaž, jaký zábavní program se hodí pro tvé hosty. Nejlepší je promluvit si s příslušným vedoucím týmu o tom, co je vhodné pro které zaměstnance. Pokud plánuješ program pro externí hosty, je třeba také zvážit, co se k nim hodí. Stručně řečeno: Vše je možné, alespoň do té doby, než budou stanoveny rozpočtové limity (tento „rušivý faktor“ jsme proto záměrně umístili na konec tohoto článku, takříkajíc jako kazitel nálady).
Zvát, zvát, zvát
Zatímco vánoční večírek pravděpodobně všichni očekávají, a je tedy pevnou součástí každoročního kalendáře, u speciálních „jednorázových“ akcí je třeba sáhnout trochu hlouběji do komunikační krabice. I zde opět záleží na tom, co přesně se slaví. Například poštou zaslaná, designově propracovaná pozvánka může dodat uvedení produktu na trh oficiálnější charakter. Pro teambuildingovou akci možná postačí e-mail, pozvánka na schůzku a vyvěšení oznámení na viditelném místě v kanceláři, ve výrobních halách nebo v kuchyňce.
Jak to celé zorganizovat?
Zde se dostáváme k tomu nejobtížnějšímu bodu, respektive k bodu, kterého se pravděpodobně bojí většina organizátorů, a to k samotnému plánování! Dobrý tip, který však zároveň může být i špatný: Možná máte kolegy, kteří již v minulosti měli na starosti plánování firemních oslav, nasbírali při tom zkušenosti a mohou je předat dál. Nemusíte takříkajíc začínat od nuly. To je však zároveň i negativní stránka celé věci, protože byste neměli doslovně kopírovat staré vzory plánování. Nové nápady mohou do oslav vnést svěží vítr – pokud byla například stejná lokalita vybrána již po x-té, nebylo by možná na čase zkusit něco nového?
Může se také vyplatit poptat se v rámci firmy, zda se nenajdou motivovaní pomocníci. Často jsou to právě ti spolupracovníci, od kterých by to člověk nejméně čekal, kteří se náhle ukáží být výzvou na výši a s obrovským nasazením plánují, organizují, realizují a udělají z oslavy nezapomenutelný zážitek.
„Rušivý faktor“ – rozpočet
V konečném důsledku je samozřejmě pro plánování rozhodující také rozpočet. Pokud tedy stačí jen na kabaretního umělce, ale jinak nezbydou peníze ani na jídlo, ani na vánoční dárky, mohlo by být rozpočet špatně rozvržen – a kolegové a kolegyně budou téměř jistě frustrovaní (pokud tedy ten kabaretní umělec není opravdu velmi zábavný). Konzultace s finančním oddělením může přinést nejen jasnost, ale i možnosti úspor – jsou snad některé části oslavy nebo dokonce celá akce daňově odpočitatelné?
Celkově vzato může dobrá příprava ušetřit čas, který lze přímo využít pro ty příjemné stránky plánování: rozvíjet nápady a kreativitu a sklízet jako organizátor/ka veškeré vavříny a chválu!
