Typy akcí: Od konferencí až po svatby

Ať už jde o svatby, kongresy, večírky nebo malé recepce – bez ohledu na to, jak velká a rozsáhlá má akce být, hned na začátku by si člověk měl vždy položit stejné otázky: Jaký je kontext mé akce? Kolik lidí pozvu? Kdy se to celé bude konat? A kde akci uspořádám? Měli byste si tedy takříkajíc nejprve položit otázku smyslu akce a teprve poté přistoupit k plánování, a ne začít rovnou s plánováním. Nebo to řekněme takto: Akce, do kterých jste se pustili bez plánu, poznáte většinou docela rychle…

Abychom ti trochu usnadnili rozhodování, sestavili jsme pro tebe přehled několika typů akcí. Řekněme, že jde o něco jako „co si dáš?“ ve světě akcí.

Večerní akce a večírky (gala/plesy/večírky)

Triviální, ale pro danou událost přesto charakteristický je fakt, že večerní akce, ať už jde o formální galavečer, ples nebo neformální večírek, se konají večer. Většinou se na ně berou doprovodné osoby (dobrovolně či nedobrovolně), což má velký vliv na počet účastníků. V závislosti na formě večerních akcí jsou plesy a galavečery (ano, opravdu se tomu říká galavečery) z hlediska organizace o něco náročnější než večírky.

Zatímco u plesů a galavečerů se klade důraz na kvalitní materiály u Pozvánky, Jídelní lístky a Deko stačí na večírcích často už Letáky, Nálepky a papírové talíře.

Výstavy a veletrhy

Z obchodního hlediska lze zde navázat spoustu nových kontaktů a představit svou firmu či produkt širokému, většinou velmi zainteresovanému publiku. Návštěvníci sem přicházejí, dá se říci, s touhou poznat něco nového. To na jedné straně usnadňuje prodej, na druhé straně však bohužel nejste sami, a proto byste se měli včas postarat o správné vybavení svého veletržního stánku postarat se. 

Možné způsoby, jak cíleně nasměrovat davy návštěvníků k vlastnímu stánku: Pulty, Vlajky, Světelné sloupy, Stany/pavilon a spousta dalších Reklamní materiály. Je totiž třeba naplnit oblíbené tašky z veletrhu vlastními materiály, než to udělá někdo jiný. Zde se dá být i trochu kreativnější, páté kuličkové pero už za určitých okolností nemusí vyvolat ten velký „wow“ efekt.

Oslovit všechny návštěvníky akce

Samozřejmě je radost vidět na své akci známé tváře. Ale i nové tváře posouvají podnikání dál. Tyto potenciální návštěvnice a návštěvníky akce samozřejmě nezískáte prostřednictvím vlastních CRM kanálů (tedy péčí o stávající zákazníky). Jelikož se jedná o velmi rozmanitou oblast a přesahovalo by to rámec tohoto krátkého pododstavce, řeknu jen tolik: Kdo by mohli být potenciální noví zákazníci a jak je oslovit? Ať už je oslovím pomocí speciálního cílení prostřednictvím reklam na sociálních médiích, nebo takticky promyšleně umístěnými kampaněmi v exteriéru (viz naše články na téma Venkovní reklama), pokud nevím, kdo by měli být potenciální návštěvníci, bude to složité, nákladné a je malá šance, že se u vchodu vytvoří dlouhé fronty. 

Festivaly jako špička mezi akcemi

Na rozdíl od malých recepcí jsou festivaly v podstatě mistrovskou třídou v oboru pořádání akcí. Návštěvníci sice také stojí, ale to je pravděpodobně jediná společná vlastnost, protože festival se v závislosti na velikosti může stát opravdovým organizačním mamutím úkolem. Zde sice mohou stačit pódové bannery a stojany, ale jakmile se očekává několik tisíc hostů, je Seznam výrobků rychle nahoru otevřeno.

Vybaveno pro firemní výročí

Oslava výročí je téměř osobní záležitost. Zaměstnanci, spolupracovníci a důležití zákazníci – to je v podstatě vše. Oslavuje se takříkajíc sám sebe a aby se na to co nejdéle vzpomínalo, je třeba vybrat ten správný Merchandise velmi důležité. Tak lze při příležitosti 30. výročí vyjádřit obdiv k Špendlík k 10. výročí kolegyni u sousedního stolu sotva potlačím.

Oslava lásky dvou lidí

Ačkoli byl název „Masterclass“ již přidělen festivalům, svatby jsou z hlediska organizace s festivaly zcela srovnatelné. I když se jich obvykle účastní méně než „tisíce“ hostů, často to tak vypadá. Právě u svateb platí: peníze někdy nehrají žádnou roli, nesmí nic chybět a pokud to Informační cedule pokud se šipka směřující k „bufetu“ náhle ohnula nebo se na ní rozmazalo písmo, úroveň dramatičnosti rychle stoupá do nebes.

Konference a kongresy

Zde se scházejí odborníci, někdy dokonce s mezinárodní účastí, a to na jeden až několik dní. Lidé sem přicházejí, aby si něco odnesli. I když se to spíše omezuje na obchodní aspekty, přesto se zde také Bloky, Složka, Brožury nebo Složky vzít s sebou – ty by se tedy měly nechat vyrobit v rámci brandingu konference/kongresu.

Posílení vlastního týmu

Posílit soudržnost, lépe se poznat, pobavit se. To jsou základní pilíře firemních akcí. Možností, jak tyto mezilidské vazby utužit, je celá řada. Může jít o odpoledne plné různých sportovních her, ale můžete také společně vařit. Na co se téměř každý těší, bez ohledu na druh akce, jsou vzpomínky jako Trička nebo Bundy. 

Prezentace nových produktů

Záleží na vkusu, jakým způsobem chcete prezentovat nové produkty nebo úspěchy. Od moderování celebritami až po malé uvedení produktů na trh v rámci týdenní porady, od světelných a laserových show až po prezentaci v PowerPointu. Zda chcete „velký třesk“, nebo ne, je zcela na vás. Velikost akce je však samozřejmě rozhodujícím faktorem pro její přípravu. Od vnitřně umístěné plakáty až po Out-of-home kampaně Vše je možné.

Semináře a workshopy

Předávání znalostí – to je ve zkratce podstata. Právě v menším kruhu je tento tok informací nejúčinnější, za předpokladu vhodných prostor a přípravy. Důležité jsou přestávky, stejně jako občerstvení. I když existuje možnost pořádat semináře a workshopy také online jako webináře, osobní kontakt přináší výhody. Záleží to do značné míry na rozsahu a tématech; například pro dvouhodinové semináře by nemuseli všichni zaměstnanci dojíždět z jiných regionů. Kdo však někdy strávil vícedenní workshop na dálku před obrazovkou, jistě by dal přednost cestě na místo konání.

Pokud organizujete „offline“ seminář, můžete uvažovat o výrobě „offline“ materiálů, jako jsou například Kuličkové pero, Složky, Bloky nebo dokonce celé Brožury všechno kolem diskutovaných odborných oblastí.

Den otevřených dveří

Jak již název napovídá, návštěvníky zveme do každodenního pracovního života. Může se to týkat školního provozu, ale také kanceláří, výrobních hal nebo výzkumných zařízení. Jedná se takřka o malé PR akce, při nichž lze nabídnout autentický pohled do zákulisí. Aby se tento zážitek trochu prodloužil, lze pomocí reklamních dárků a drobných pozorností návštěvníkům část těchto zážitků předat a zanechat v nich příjemnou vzpomínku, a tak proniknout i do jejich každodenního života.